Stage lopen ten tijde van corona

Aan enthousiasme geen gebrek toen Mats in januari aan zijn stage begon bij Oldenburger|Fritom. Toen brak het coronavirus uit. Veel studenten moesten hun stage noodgedwongen afbreken maar Mats gelukkig niet. Oldenburger|Fritom namelijk, behoort door haar logistieke werkzaamheden tot een vitale sector. Zo kon Mats zijn eindejaar stage vervolgen met commercieel manager Marienus van der Laan als begeleider. U leest hoe beiden deze bijzondere periode beleefd hebben.

In augustus 2017 start Mats met de mbo-opleiding Junior Accountmanager aan het Deltion College in Zwolle. Mats vertelt: “Deze 3-jarige opleiding is gericht op commerciële dienstverlening in de breedste zin van het woord. Je kunt je als student oriënteren op accountmanagement in verschillende bedrijfstakken. Twee jaar geleden heb ik bijvoorbeeld stage gelopen bij FC Emmen. Omdat ik een carrière in de logistiek ambieer, wilde ik mijn eindejaar stage graag vervullen bij een logistiek dienstverlener. Ik ben blij dat ik hiervoor bij Oldenburger|Fritom de kans kreeg.”

Een gedeelde passie

De keuze voor Mats’ stagebegeleider was snel gemaakt. Want net als Mats is ook Marienus gepassioneerd over de commerciële aspecten van logistieke dienstverlening. Zij het dat hij precies het omgekeerde pad volgde. Na de opleiding Transport en Logistiek aan het Noorderpoort startte hij zijn carrière als administratief logistiek medewerker en behaalde in deeltijd het diploma HBO Logistiek Management.

Een paar jaar later, in zijn functie als supervisor Logistic Support bij Oldenburger|Fritom, begon de saleskant te lonken. Marienus: “Toen Oldenburger|Fritom me in 2017 vroeg of ik salesmanager wilde worden, aarzelde ik geen moment. Dit was de uitdaging waar ik naar zocht. Bovendien kreeg ik meteen de mogelijkheid mezelf verder te ontwikkelen. Zo heb ik inmiddels het NIMA-diploma behaald en mag ik me sinds dit jaar commercieel manager noemen.”

Kerntaken en werkprocessen als leidraad

Om Mats’ eindejaar stage zo goed mogelijk te kunnen begeleiden waren er vooraf duidelijke kerntaken en werkprocessen gedefinieerd:

• Verkooppropositie maken
• Acquisitiegesprek voeren
• Verkoopgesprek
• Offerte maken/aanbieden
• Het interne order traject verzorgen
• Aftersales
• Behandelen van afwijkingen (klachten)
• Promotie activiteiten uitvoeren
• Webcare

Met deze vereisten als leidraad maakte Marienus een planning voor de stageperiode. In januari en februari konden alle onderdelen waarbij face-to-face klantcontact gebruikelijk is op die manier worden ingevuld. Dit veranderde ineens nadat begin maart de eerste coronamaatregelen werden afgekondigd.

Onderscheidend vermogen

“Al vrij snel werd duidelijk dat Oldenburger|Fritom door de logistieke werkzaamheden tot een vitale sector behoort”, vertelt Marienus. “Hierdoor konden we onze warehousing- en transportoplossingen met extra veiligheidsaanpassingen voortzetten. Voor onze salesactiviteiten lag dit natuurlijk anders. In onze bedrijfsvoering staat de klantrelatie centraal en hierin is persoonlijk contact essentieel. Door de coronamaatregelen was dit niet langer mogelijk. Zodoende werd het nog belangrijker om ons onderscheidend vermogen te benadrukken. Met dit gegeven en door de ontstane situatie heb ik begin maart Mats’ stageplanning aangepast.”

Unieke praktijkervaring

Mats vult aan: “In januari en februari heb ik samen met Marienus verkoopproposities en offertes gemaakt. Deze hebben we tijdens bezoeken aan bestaande en potentiële klanten toegelicht. Na de invoering van de eerste coronamaatregelen werd me duidelijk hoe belangrijk dit face-to-face contact is. Je ziet de reactie van je gesprekspartner en daardoor weet je direct hoe je boodschap over komt. Helaas konden we na de uitbraak van het coronavirus geen klantbezoeken meer afleggen.”

Toch beseft de 18-jarige student zich achteraf heel goed dat hij een unieke ervaring heeft opgedaan. “Hoe je klantgericht blijft in een crisissituatie leer je niet uit boeken en ook niet tijdens een gewone stage”, aldus Mats. “Van Marienus leerde ik dat het altijd, maar zeker in een crisissituatie, belangrijk is om je te verplaatsen in een klant: ‘Vraag jezelf af waar de klant nu behoefte aan heeft en hoe we hierin als logistiek dienstverlener toegevoegde waarde kunnen bieden.’”

Intensieve stageperiode

Vlak voordat de eerste coronamaatregelen werden afgekondigd richtte Oldenburger|Fritom een B2B webshop in voor een nieuwe klantrelatie. Mats vertelt hierover: “Voorafgaand aan mijn stage wist ik wel dat Oldenburger|Fritom e-fulfilment diensten biedt, maar niet dat ze ook het complete webshopbeheer verzorgen. Ik mocht meehelpen bij de implementatie en ik was onder de indruk van wat hier allemaal bij komt kijken. Toen het coronavirus even later uitbrak konden online verkopen gewoon doorgang vinden, tot grote tevredenheid van de klant.”

Alsof er nog geen uitdagingen genoeg waren, stond net na de virusuitbraak ook de livegang van de vernieuwde website gepland. Marienus: “Door het coronavirus moesten we de relatie met onze klanten op afstand onderhouden en daardoor werd onze online vertegenwoordiging nog belangrijker. Mats en ik hebben daarom ook veel samengewerkt aan onze vernieuwde website. Het is door dit alles een intensieve stageperiode geweest maar ook leerzaam voor ons beide.” Mats knikt instemmend en zegt: “Ik kijk terug op een bijzondere maar vooral mooie stageperiode die me nog lang zal bijblijven.”

In september start Mats met de tweetalige hbo-opleiding Logistics Management aan de NHL Stenden Hogeschool in Emmen. Als de training doorgaat zoals gepland, zal Marienus zich in september toeleggen op het behalen van het Green Belt certificaat (Lean Six Sigma).